Como criar um belo escritório em casa que funcione para você

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Eu costumava ter um daqueles grandes e confortáveis escritórios de vidro em Washington DC. Tinha prateleiras e armários de arquivo e uma grande secretária. Havia até cadeiras em frente à minha secretária para que eu pudesse ter reuniões no meu escritório, se precisasse delas.

Quando mudei aquele estilo de vida agitado para me tornar um agricultor a tempo inteiro, nunca mais considerei sentar-me num escritório. Eu era tão contra o escritório que durante anos guardei todas as minhas coisas da fazenda em cestas e trabalhei na mesa da sala de jantar.

Depois de passar tanto tempo tirando minhas coisas do escritório para as refeições ou quando a empresa chegou, finalmente aceitei que dirigir uma casa de sucesso é tão sério quanto dirigir um escritório de advocacia. As ferramentas que você precisa e os métodos de organização podem ser um pouco diferentes. Mas, acredite, os verdadeiros donos de casa precisam do seu próprio escritório.

Escritório de propriedade

Sei que nem todos temos um quarto extra em casa para fingirmos ser os nossos centros de comando agrícola. Mas de alguma forma você precisa criar um espaço para seus sonhos, planos e registros para que você possa ser produtivo em seu «trabalho».

Na época, eu não tinha orçamento para comprar nada e tive que mudar meu escritório para o quarto de hóspedes, que também era usado como depósito e loja de animais. Com um pouco de engenhosidade, reciclagem e suprimentos gratuitos, consegui fazer isso. E você também!

Crie o centro de comando da sua casa

Agora que espero tê-lo convencido que pode e deve ter um escritório em casa, vamos ver algumas das coisas a considerar ao organizar o seu espaço.

1. lugar, lugar, lugar

Colocar a mesa em um lugar onde você possa pular no computador para procurar receitas, lembre-se dos requisitos para enlatamento sob pressão, adicionar notas sobre o que você plantou no seu jardim, etc. pode economizar muito tempo ao longo do ano.

O meu computador está mesmo à porta do nosso quarto de hóspedes. Esta área está literalmente a um passo da minha porta dos fundos, o que me permite entrar e sair facilmente.

2. Projeto do escritório

O seu escritório não tem de ser um escritório oficial. Como eu tinha que usar o que já tinha, comecei a usar uma das minhas mesas dobráveis do mercado agrícola como meu novo escritório. Os cavalos de serra e os contraplacados pintados também tornam possível criar um escritório sem esforço, usando coisas que você já tem em mãos.

Se você pode comprar ou construir um escritório personalizado, certifique-se de que é grande o suficiente para atender às suas necessidades. Eu tenho um laptop em casa e um laptop para fazer vídeos. Usar uma mesa grande como secretária dá-me espaço suficiente para ambos. Também me dá a capacidade de abrir livros e tomar notas enquanto acedo aos meus computadores portáteis.

3. Considere a conveniência do computador

Ter um bom computador é quase indispensável na agricultura moderna. Quase todas as respostas que você precisa estão a apenas alguns cliques de distância com as técnicas corretas de busca na Internet. Por isso, inevitavelmente passará mais tempo no seu computador do que você esperaria. O mais importante é posicionar o computador e a cadeira para que seja confortável.

– Ergonomicamente correto

No entanto, para uma pesquisa mais aprofundada, você também quer que o computador seja colocado em um lugar onde você possa estar confortável a longo prazo. Ter o monitor na altura certa para não ter de se desleixar para ver o ecrã pode poupar-lhe uma grande conta quiroprática.

Mesmo se você estiver usando um laptop ou tablet, instalar uma prateleira acima da altura da mesa para acomodar o dispositivo principal e depois usar um teclado e mouse externo pode facilitar as coisas. Tenho um grande e belo bloco de talho debaixo do meu computador para o nivelar ao meu gosto.

– Almofada lombar e almofada de impulso

Uma pequena almofada para as nádegas e costas também é uma boa ideia para os momentos em que se tem de sentar durante longos períodos de tempo. Eu desprezo o aspecto das cadeiras de escritório modernas. Por isso insisto em usar uma cadeira de cozinha no meu escritório. Mas eu tenho uma almofada lombar e uma almofada de assento para conforto.

4. Boa iluminação

Uma das grandes vantagens de ser fazendeiro é que você estabelece seu próprio horário. Eu tendo a fazer todo o meu trabalho – computador e outros – durante o dia. Depois ponho de lado as noites para cozinhar, limpar, relaxar e ler livros (desligar da electrónica durante a noite facilita o sono).

Quer trabalhe durante o dia, com luz natural como eu, ou à noite com luz eléctrica, vai querer que a sua iluminação seja adequada para evitar ofuscamento no computador ou tensão nos olhos. No meu caso, tenho uma janela voltada para sudeste que deixa entrar muita luz pela manhã e pela tarde no inverno.

Como uma solução simples para reduzir o encandeamento, eu costumava pendurar papel tissue nas janelas usando fita dupla-face. Se você quiser uma solução mais formal, você pode colar o papel tissue com amido de milho e até mesmo usar cores suaves para melhorar sua experiência de iluminação.

Recentemente, mudei-me para uma cortina branca e um pouco transparente. Deixa entrar muita luz enquanto reduz a luminosidade. Também tenho um poste de iluminação alguns metros atrás da minha cadeira que projeta uma luz suave para dias nublados.

Considere também o uso de lâmpadas de mesa em vez de luzes de teto para uma experiência visual mais confortável. As lâmpadas macias são geralmente melhores do que as fluorescentes. Ajuste o brilho da tela do seu computador para um nível que funcione melhor para você.

5. Desligado

Mesmo computadores e aparelhos eficientes no consumo de energia podem consumir muita eletricidade quando conectados e não em uso. Considere ligá-los a tiras de alimentação que podem ser desligadas ao toque de um botão para limitar a «carga fantasma» de dispositivos deixados em modo de espera.

Os fabricantes melhoraram a redução destas cargas fantasmas. Mas se você vive fora da rede, cada watt conta!

6. Materiais de Referência

Embora eu goste da conveniência da pesquisa em computador, há algumas coisas que são melhor aprendidas com o livro. Além disso, escrever coisas em um diário é uma ótima maneira de reforçar o que você está aprendendo, registrar suas observações e planejar para o futuro. Oh – e todos aqueles impressionantes catálogos de sementes e plantas!

Mesmo que seja uma pessoa minimalista ou numérica, aposto que vai precisar de pelo menos algumas prateleiras para as suas receitas, os seus livros de receitas favoritos ou as suas divagações mentais sobre a agricultura. Ter espaço dedicado para o uso que você faz dos materiais facilita a localização e a colocação dos mesmos nas prateleiras.

Aqui estão algumas ideias para organizar o seu material de referência.

– Prateleira de acesso rápido

Livros de referência úteis como «Como Cultivar Mais Vegetais» de John Jeavons, que inclui um fantástico apêndice sobre densidades de plantio, taxas de maturidade e métodos, aparecem quase diariamente na primavera. Livros de referência como Thomas Easley’s Modern Herbal Dispensatory e Steven Horne também devem ser referidos com frequência quando a colheita de erva é mais importante.

Este tipo de material de acesso frequente deve ser mantido numa prateleira mais alta, idealmente a uma distância do seu lugar.

– Ordenar por departamento

Depois disso, eu separo por departamento. Por exemplo, todos os meus livros de jardinagem estão numa prateleira. Cozinhar, cuidar do gado e livros de construção, cada um tem o seu espaço nas minhas prateleiras. Tenho até um lugar para livros de inspiração pessoal, para que eu possa alcançá-los quando precisar de um orçamento ou incentivo pessoal.

– Não classificado

Se há coisas que não se encaixam nas outras categorias, elas vão para uma prateleira não classificada. Esta secção é suficientemente pequena para eu não ter de me preocupar com a sua organização.

– Papelada

Como jardineiro mestre, participo de muitos cursos e reuniões onde recebo muitos folhetos sobre a ciência da jardinagem e novas práticas. Eu tenho uma pilha de papel dedicada a estas diferentes informações. Se eu acabar usando um desses pedaços de informação, eu a ponho para fora e a coloco em uma pasta de jardim. Após um ano, porém, qualquer coisa que eu não tenha achado útil é triturada e alimentada aos meus vermes.

Os cadernos, revistas e calendários são guardados por ordem de data. As revistas são empilhadas como jornais com as edições mais recentes no topo. Quando fico sem espaço para novas revistas, retiro a metade inferior da pilha e dou tudo o que já não preciso de referir.

7. Para depositar ou não depositar

Há alguns anos atrás, li o livro de Marie Kondo «A Magia da Ordem da Mudança de Vida». Muito do que ela disse apelou para mim. Mas para papéis, como correio e documentos, tivemos de nos separar.

Mesmo como agricultor, você terá registros para manter e manuais de garantia e equipamentos para manter. Aqui estão alguns exemplos de situações em que você pode querer manter registros em papel.

– Registros de gado

Se você vende gado, como todas as cabras que você tem quando cria seu rebanho leiteiro para leite, você precisará manter um registro de vendas. Você também deve manter um registro de exames e registros médicos.

– Processos altamente regulamentados

Se você se envolver em atividades altamente regulamentadas, como o processamento de aves ou a venda de itens que requerem o uso de uma cozinha comercial, geralmente você deve monitorar as vendas dos clientes e estar preparado para contatar pessoalmente os clientes se itens contaminados precisarem ser removidos.

O armazenamento electrónico destes dados está bem, mas é importante ter uma cópia impressa para uma segurança total. Além disso, nas zonas rurais, os inspectores parecem responder mais rapidamente quando chegam com ficheiros em papel do que quando enviam e-mails ou têm documentos electrónicos.

– Registros de impostos

Além disso, se vender algo que seja tributável ou se gerir um negócio domiciliário, terá de guardar as suas receitas, etc., no caso de uma auditoria fiscal. Por outras palavras, até os agricultores têm de depositar certas coisas!

Você pode usar fichários tradicionais, se desejar. Ou, como você é agricultor, pode exercer a sua liberdade e arquivar as coisas como quiser. Você pode usar caixas bonitas escondidas em armários velhos ou uma arca de esperança. Você pode usar aglutinantes e protetores de plástico classificados por data.

Cabe a você decidir como será apresentado. Mas o facto de ainda ter espaço para arquivar é a razão pela qual precisa de um escritório em casa.

Necessidades específicas do escritório em casa

Além do básico que qualquer operador e gerente de um negócio complexo pode precisar, há também itens únicos que você pode querer considerar ter em seu escritório.

1. sementes e outras

Desde que jardino a maior parte do ano, tenho acesso à minha biblioteca de sementes ainda mais frequentemente do que os meus documentos e alguns dos meus livros. Não quero ter que caminhar até outro lugar para encontrar as minhas sementes e depois voltar ao meu escritório para verificar os meus guias de plantio.

Para mim, as sementes são algo que deveria viver no meu escritório. Sonhei em conseguir antigos catálogos de bibliotecas para fazer isso. Talvez, um dia…

Entretanto, separo as sementes de acordo com as minhas categorias de rotação de culturas e guardo-as em recipientes de plástico com separadores de máquina de lavar louça. Eles têm um lugar reservado no armário do meu escritório para que eu possa mantê-los fora da luz directa e relativamente frescos.

2. artigos de artesanato

Os colonos também tendem a precisar de mais materiais artesanais do que os usuários de escritório. Quando você não tem muito dinheiro para gastar, você faz seus próprios presentes e cria ao invés de comprar seus próprios itens decorativos.

Isto significa que muitas fitas, cordas, elásticos, tintas, etc. estariam espalhadas pela casa se eu não tivesse um escritório dedicado na fazenda. Ter um escritório que duplica como uma sala de artesanato faz sentido do ponto de vista da fazenda!

Conclusão

Dependendo do tipo de atividades que você faz em casa, você pode precisar adicionar outros itens à sua lista de escritório. Os pontos importantes desta posição são os seguintes:

1. SIM – Você precisa de um escritório em casa (de um tipo ou de outro)!
2. Com um pouco de criatividade, você pode criar um escritório em casa que lhe convém, mesmo que o espaço, o tempo e o dinheiro sejam limitados.

Faça seu escritório funcionar para que você possa trabalhar de forma inteligente na fazenda.